ScienceSoft SharePoint 部门主管 Sergey Golubenko 表示，免费 DMS 可帮助公司简化文档驱动流程并提高生产力，而无需额外支出。“这使得它成为预算和资源有限且功能要求一般的 小型企业的正确选择。”
免费文档管理软件对小企业主的好处不仅限于省钱。例如，它不会像许多付费版本那样施加限制。
“通常没有关于如何使用 [免费 DMS] 系统的规定，其他选项可能会规定可以管理哪些类型的材料，例如非商业或仅限内部文件，”Vazirani 说。“这些类型的系统非常适合小型企业或大型企业内对 DMS 需求有限的部门。”
3.可以快速实施和测试。
对于小型企业来说，免费文档软件的实施和测试也非常快捷和简单。您无需注 白俄罗斯whatsapp 数据 册付费版本，几乎可以立即访问免费版本并开始整理电子文档文件夹。由于免费 DMS 部署速度很快，Golubenko 表示，您可以先安装和测试多种工具，然后再决定哪种 DMS 最适合您的公司。
虽然我们不一定建议同时测试太多的文档管理系统，但如果您想在几个优秀的平台之间做出选择，尝试一下该软件可能会有所帮助。
免费文档管理系统的局限性
与任何免费版软件或服务一样，免费文档管理系统也存在功能限制，这可能会影响您执行的任务。虽然免费平台可能对许多小型企业来说是可以接受的，但重要的是要意识到它可能带来的挫折。
1. 其功能和能力有限。
正如预期的那样，免费文档管理软件的功能通常有限。它可能具有不受监管行业中的小型企业所需的功能，但规模较大或文档繁多的公司可能需要付费版本。
Vazirani 列出了免费文档管理系统的一些常见功能限制。“总体而言，某些功能可能会受到限制，例如集成选项、有限的任务管理权限、存储文档的大小，甚至文件类型。与此类似，空间通常也是一个限制，因为免费程序会对每个用户可以利用的空间大小进行限制。”
Golubenko 补充说，选择免费 DMS 的企业不应该期待企业搜索、与企业系统的集成以及复杂的非线性工作流程等高级功能。
2. 客户服务、安全和技术支持也有限。
与大多数免费版软件一样，免费 DMS 的安全措施比付费版少。Vazirani 建议小型企业不要使用免费 DMS 来存储关键文档，例如个人、财务或敏感信息。这限制了可以完全依赖免费文档管理系统的行业。