總的來說，這個過程與任何其他專案管理策略不會有太大區別。但是，敏捷、Scrum 和看板方法有自己的術語和結構，而 WBS 是一個用於視覺化專案任務的相當不可知的框架。
定義 WBS 的主要內容是其層次：
頂層：專案目標或主要可交付成果
第一級：專案階段或主要交付成果
第 2 級：工作包（具體任務）
等級 3：子任務（並非總是必要的）
以下介紹如何定義這些等級以建立 WBS 圖表，讓難以管理的專案變得更容易管理。
注意：對於更複雜的項目，您需要 WBS 字典。這是特定於 WBS 的單獨文檔，它提供了有關所有 WBS 元素（如範圍、可交付成果和依賴關係）的更多背景資訊。它可以幫助減少您從團隊成員那裡獲得的後續跟進次數（不保證）。
1. 定義專案範圍和目標
首先，確定您想要實現的主要目標或可交付成果。這是您的 WBS 的頂層或模板中的頂部中心框。我建議將其作為 SMART 目標寫在 WBS 字典中，並在圖表中進行總結。
例如，記錄一個SMART 目標，如“在 12 月 1 日之前建立一個新的 最新資料庫 公司網站，將網站流量提高 20% 並與當前品牌保持一致”，並在 WBS 上將其簡化為“建立一個新網站”。
這確保每個人都了解專案的目標。此時請注意總體預算和截止日期，可以將其作為相關組件下方的註釋，也可以詳細說明在字典中。
2.
然後建立圖表的第一級：主要可交付成果或階段。繼續使用網站範例，這可能是「設計」、「開發」、「內容創建」和「發布」。
您的第 1 級階段應該涵蓋專案範圍的 100％。包括完成主要目標所需的一切，這樣您就不會在到達終點時才發現自己缺少關鍵組件。
您可以將 WBS 融入您公司現有的 PM 結構中；你可能只需要調整分解階段的方式：
敏捷：隨著專案的發展，您的階段將不再那麼死板，而且更容易改變。
看板：WBS 對流經看板的任務進行了清晰的分解。