了解将文档数字化的好处以及如何进行数字化。
随着您的业务从初创企业发展为成熟企业，纸质文件的数量呈指数级增长，而这些堆积如山的文件浪费了空间，难以管理。一种解决方案是将所有内容数字化；您可以使用数字转换技术将您企业的所有纸质文件转换为电子版本，并存储在您自己的服务器或云端。这使您能够更有效地管理文档，而不会丢失关键文档，从而避免损害您企业的信誉。
什么是文档扫描？
文档扫描，也称为文档成像，是捕获纸质文档的数字图像的过程。然后使用 OCR 转换软件将物理文档的图像转换为数字格式。OCR 或光学字符识别可扫描文档图像并将其转换为文本文档。这种智能转换允许使用相关关键字搜索文档。
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什么是适合小型企业的文档扫描？
作为一家预算紧张的小企业主，您需要削减冗余成本。搜索大量纸质文件可能会导致生产力下降，并且需要额外的空间来安全地存档所有文件，这些经常性成本加起来会很高。
文档扫描可以帮助小型企业避免这些挑战，从而从长远来看节省资金。您可以委托文档扫描服务提供商将纸质文档、缩微胶卷、计划、地图、蓝图和其他媒体转换为数字格式。除了节省空间外，将文档转换为数字格式还可以使您的文档更安全，因为您可以将它们保存为只读文件，决定谁可以访问每个文件并加密数据。
数字化文件也更易于访问和浏览，从而可以提高客户服务质量、提高生产效率、更快地检索相关信息并减轻对损坏重要实物文件的担忧。
如果您有敏感文件，例如包含财务信息的文件，您可以在扫描纸质文件后使用编辑服务从数字文件中删除敏感数据。
扫描文档后，数据键控服务也可能有用。此类服务可验证扫描文档的准确性并手动输入信息，从而确保错误最少。数据键控可让您遵守数字数据保留规定。您只需指定数据的首选布局或格式。然后，数字文件即可无缝整合到您公司的数据库中。
您的所有纸质文件扫描并可编辑后，纸质版本将被销毁，但法律合规性和其他法律目的所需的文件除外。服务提供商可以批量粉碎敏感文件。
扫描文件有哪些好处？
将文档数字化有很多好处。以下是其中一些好处：
轻松共享文档。以数字方式共享扫描文档比邮寄、传真或亲自递送纸质文档更快。数字化还简化了文档共享流程，从而提高了效率和生产力。数字化允许许多人和多个部门同时访问同一份文档，从而改善协作。