数字化转型时代的“内容管理”是什么？
Posted: Tue Apr 22, 2025 9:09 am
上一篇文章中我们从“信息可搜索性”和“安全性”两个角度阐述了对能够将分散的内容集中管理的“内容平台”的需求。在本期第 4 卷中，我们将重点讨论“成本”问题。
云计算普遍认为的成本效益在于，它无需购买服务器及周边设备、构建系统等前期成本，而且可以降低运行服务器的维护成本、操作和监控服务器的人工成本等管理成本。特别是在“内容管理”的情况下，主要的好处是减少额外的存储成本。例如，对于仅用作存储文件场所的内部文件服务器，文件的所有者或存储的用途未知，因此用户保存的内容无法由 IT 部门自行删除，因此只会不断累积。此外，如果您不知道文件在哪里，您最终可能会创建重复的内容而不是重复使用它。如果您不知道哪个文件是最新版本，您将无法删除不再需要的旧版本文件。文件副本和变体不断增加，存储成本持续上升。通过在“平台”上集中管理内容，可以尽可能地消除文件重复，并且通过使内容信息可见（例如通过促进重用和管理版本），可以减少不必要的存储消耗。
图 1 存储成本持续上涨的原因
图 1 存储成本持续上涨的原因
此外，Box 的所有商业计划（例如商业版和企业版）都提供无限存储容量，因此您可以放心使用，而不必担心额外的存储费用。
云时代的新问题
在本系列的第 2 卷“内容管理的两个转折点”中，我们解释了分离内容管理方法的必要性。这种方法不是将文件存储在作为业务系统、工具和其他应用程序的附件提供的存储区域中，而是连接应用程序和内容平台，创建一个在一个地方收集内容的系统，并以“以内容为中心”的方式集中管理它。
然而，在云计算时代，从成本角度来看，新的担忧也随之而来。问题在于，云应用程序类型的数量正在增加，以至于总使用费用成为巨大的负担。根据Okta 的调查显示，平均 企业电子邮件列表 每家公司使用的 SaaS 服务数量为 89 个（2021 年），并且呈逐年增加的趋势。此外，用户教育所需的成本和时间作为间接成本也不容忽视。由于无论是否使用各服务的存储，费用都不会发生很大变化，因此仅通过引入内容平台无法解决这个问题。虽然没有灵丹妙药，但以下是 Box 如何满足客户需求的一些示例：
图2 使用云服务的总成本持续增加
图2 使用云服务的总成本持续增加
Box 通过提供免费“轻度用户”功能来解决成本问题。例如，在电子签名方面，专业供应商提供的解决方案配备了“业务合作伙伴信息管理”等高级功能，这些功能对于定期处理大量订单的行业的“重度用户”公司来说是必不可少的。另一方面，也有一些“轻度用户”希望使用电子签名来签署偶尔发生的 NDA（保密协议）。在后一种情况下，是否值得采用专业供应商的解决方案并产生额外的成本？很多时候人们会因为这个问题而犹豫不决。
Box 提供了一个名为“Box Sign”的简单电子签名功能，无需额外付费即可使用。同样，Box 在工作流空间中提供“Box Relay”，在虚拟白板空间中提供“Box Canvas”。所有这些功能都是为商业用户设计的，可以直观地使用，无需 IT 协助。对于熟悉 Box 的用户来说，这些功能作为 Box 原生功能提供的优势在于，他们需要学习的操作数量被最小化，而且几乎不需要培训用户的成本。我们将在下面的“如何使用 Box”部分详细介绍这些功能以及如何使用它们。
图 3. 轻度用户无需额外付费即可使用的功能
图 3. 轻度用户无需额外付费即可使用的功能
如何使用 Box：使用 Box Relay 创建审批流程
使用 Box Relay，您可以自动化内容操作并简化您的工作。例如，想象一下将博客文章的创建外包给外部公司的公司的营销专业人员的工作流程。首先，出版商将手稿文件上传到 Box 上的“草稿”文件夹，然后通过电子邮件通知营销人员文件已上传。编辑审查博客内容，进行必要的更正，添加元数据（属性信息），然后将稿件文件移至“已审查”文件夹。然后我们联系我们的网站管理员，他将审查已审阅的手稿并开始创建博客页面。 Box Relay 非常适合涉及重复“内容操作”的任务，例如上传、移动和添加元数据，“通知”责任方，以及审查工作等“任务”。正如“接力”这个名字所暗示的那样，此功能允许您设置“触发器（当某事发生时）”和“操作（当某事执行时）”的组合，例如“上传时启动任务”或“任务完成时移动内容”，创建一个可以自动传递工作“接力棒”的系统。
图 4 显示了使用 Box Relay 实施审批流程的步骤，以遵守“在公司外部共享文档之前，务必获得上级的许可”的业务规则。工作流程如下：当文件上传到“审批请求”文件夹时，审批任务将分配给主管，主管批准后，文件将移动到“外部共享文件夹”。只需操作GUI屏幕即可完成设置，因此即使没有编程经验的业务用户也可以轻松创建。
图4 使用Box Relay的审批流程示例（点击此处观看用例介绍视频：视频）-01
图 4 使用 Box Relay 的审批流程示例（点击此处观看用例介绍视频：视频）02
图 4 使用 Box Relay 的审批流程示例（点击此处观看介绍用例的视频：视频）
Box 的使用方法～使用“Box Sign”巧妙地将印章传递数字化
使用 Box Sign，您可以发送签名请求，并让其他人只需几个简单的步骤即可签名。发件人只需提供签名者的电子邮件地址和文件中的签名位置。收件人只需从收到的电子邮件中打开 Box Sign 屏幕并选择他们的签名（或可以手动签名）。到目前为止，内部提案的审批流程都是通过传递印章文件来处理的，但有了 Box Sign，现在可以远程签署，从而节省大量时间并提高工作效率。
Box Sign 允许您将没有 Box 帐户的用户设置为签名者，因此它不仅可用于内部使用，还可用于与外部方签订合同。例如，可以设想各种用例，如保密协议、雇佣合同、采购订单等。
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）01
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）02
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）
如何使用Box〜使用“Box Canvas”激发讨论
在参加远程会议时，您是否希望有一块像办公室会议室一样的白板？ “Box Canvas”是 Box 的一个功能，在这种情况下非常有用。您只需单击菜单栏上的“创建新框画布”按钮即可。将空白画布的共享链接 URL 发送给会议成员，并让他们在 Web 浏览器中打开它。由于多个成员可以同时编辑，因此每个人都可以张贴写有自己想法的便签，或者一个成员可以添加到另一个成员已启动的流程图中，从而创建一种就像会议室中的物理白板一样的交互式体验，从而可以激发讨论。 Box Canvas 还具有模板功能。它标配了商业中常用的模板，例如“思维导图”、“客户旅程图”、“公司组织结构图”、“时间线”、“流程图”、“SWOT分析”、“RACI图”，无需每次都从头创建画布，非常方便。
云计算普遍认为的成本效益在于，它无需购买服务器及周边设备、构建系统等前期成本，而且可以降低运行服务器的维护成本、操作和监控服务器的人工成本等管理成本。特别是在“内容管理”的情况下，主要的好处是减少额外的存储成本。例如，对于仅用作存储文件场所的内部文件服务器，文件的所有者或存储的用途未知，因此用户保存的内容无法由 IT 部门自行删除，因此只会不断累积。此外，如果您不知道文件在哪里，您最终可能会创建重复的内容而不是重复使用它。如果您不知道哪个文件是最新版本，您将无法删除不再需要的旧版本文件。文件副本和变体不断增加，存储成本持续上升。通过在“平台”上集中管理内容，可以尽可能地消除文件重复，并且通过使内容信息可见（例如通过促进重用和管理版本），可以减少不必要的存储消耗。
图 1 存储成本持续上涨的原因
图 1 存储成本持续上涨的原因
此外，Box 的所有商业计划（例如商业版和企业版）都提供无限存储容量，因此您可以放心使用，而不必担心额外的存储费用。
云时代的新问题
在本系列的第 2 卷“内容管理的两个转折点”中，我们解释了分离内容管理方法的必要性。这种方法不是将文件存储在作为业务系统、工具和其他应用程序的附件提供的存储区域中，而是连接应用程序和内容平台，创建一个在一个地方收集内容的系统，并以“以内容为中心”的方式集中管理它。
然而，在云计算时代，从成本角度来看，新的担忧也随之而来。问题在于，云应用程序类型的数量正在增加，以至于总使用费用成为巨大的负担。根据Okta 的调查显示，平均 企业电子邮件列表 每家公司使用的 SaaS 服务数量为 89 个（2021 年），并且呈逐年增加的趋势。此外，用户教育所需的成本和时间作为间接成本也不容忽视。由于无论是否使用各服务的存储，费用都不会发生很大变化，因此仅通过引入内容平台无法解决这个问题。虽然没有灵丹妙药，但以下是 Box 如何满足客户需求的一些示例：
图2 使用云服务的总成本持续增加
图2 使用云服务的总成本持续增加
Box 通过提供免费“轻度用户”功能来解决成本问题。例如，在电子签名方面，专业供应商提供的解决方案配备了“业务合作伙伴信息管理”等高级功能，这些功能对于定期处理大量订单的行业的“重度用户”公司来说是必不可少的。另一方面，也有一些“轻度用户”希望使用电子签名来签署偶尔发生的 NDA（保密协议）。在后一种情况下，是否值得采用专业供应商的解决方案并产生额外的成本？很多时候人们会因为这个问题而犹豫不决。
Box 提供了一个名为“Box Sign”的简单电子签名功能，无需额外付费即可使用。同样，Box 在工作流空间中提供“Box Relay”，在虚拟白板空间中提供“Box Canvas”。所有这些功能都是为商业用户设计的，可以直观地使用，无需 IT 协助。对于熟悉 Box 的用户来说，这些功能作为 Box 原生功能提供的优势在于，他们需要学习的操作数量被最小化，而且几乎不需要培训用户的成本。我们将在下面的“如何使用 Box”部分详细介绍这些功能以及如何使用它们。
图 3. 轻度用户无需额外付费即可使用的功能
图 3. 轻度用户无需额外付费即可使用的功能
如何使用 Box：使用 Box Relay 创建审批流程
使用 Box Relay，您可以自动化内容操作并简化您的工作。例如，想象一下将博客文章的创建外包给外部公司的公司的营销专业人员的工作流程。首先，出版商将手稿文件上传到 Box 上的“草稿”文件夹，然后通过电子邮件通知营销人员文件已上传。编辑审查博客内容，进行必要的更正，添加元数据（属性信息），然后将稿件文件移至“已审查”文件夹。然后我们联系我们的网站管理员，他将审查已审阅的手稿并开始创建博客页面。 Box Relay 非常适合涉及重复“内容操作”的任务，例如上传、移动和添加元数据，“通知”责任方，以及审查工作等“任务”。正如“接力”这个名字所暗示的那样，此功能允许您设置“触发器（当某事发生时）”和“操作（当某事执行时）”的组合，例如“上传时启动任务”或“任务完成时移动内容”，创建一个可以自动传递工作“接力棒”的系统。
图 4 显示了使用 Box Relay 实施审批流程的步骤，以遵守“在公司外部共享文档之前，务必获得上级的许可”的业务规则。工作流程如下：当文件上传到“审批请求”文件夹时，审批任务将分配给主管，主管批准后，文件将移动到“外部共享文件夹”。只需操作GUI屏幕即可完成设置，因此即使没有编程经验的业务用户也可以轻松创建。
图4 使用Box Relay的审批流程示例（点击此处观看用例介绍视频：视频）-01
图 4 使用 Box Relay 的审批流程示例（点击此处观看用例介绍视频：视频）02
图 4 使用 Box Relay 的审批流程示例（点击此处观看介绍用例的视频：视频）
Box 的使用方法～使用“Box Sign”巧妙地将印章传递数字化
使用 Box Sign，您可以发送签名请求，并让其他人只需几个简单的步骤即可签名。发件人只需提供签名者的电子邮件地址和文件中的签名位置。收件人只需从收到的电子邮件中打开 Box Sign 屏幕并选择他们的签名（或可以手动签名）。到目前为止，内部提案的审批流程都是通过传递印章文件来处理的，但有了 Box Sign，现在可以远程签署，从而节省大量时间并提高工作效率。
Box Sign 允许您将没有 Box 帐户的用户设置为签名者，因此它不仅可用于内部使用，还可用于与外部方签订合同。例如，可以设想各种用例，如保密协议、雇佣合同、采购订单等。
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）01
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）02
图 5. 使用 Box Sign 发送签名请求（点击此处观看用例介绍视频：视频）
如何使用Box〜使用“Box Canvas”激发讨论
在参加远程会议时，您是否希望有一块像办公室会议室一样的白板？ “Box Canvas”是 Box 的一个功能，在这种情况下非常有用。您只需单击菜单栏上的“创建新框画布”按钮即可。将空白画布的共享链接 URL 发送给会议成员，并让他们在 Web 浏览器中打开它。由于多个成员可以同时编辑，因此每个人都可以张贴写有自己想法的便签，或者一个成员可以添加到另一个成员已启动的流程图中，从而创建一种就像会议室中的物理白板一样的交互式体验，从而可以激发讨论。 Box Canvas 还具有模板功能。它标配了商业中常用的模板，例如“思维导图”、“客户旅程图”、“公司组织结构图”、“时间线”、“流程图”、“SWOT分析”、“RACI图”，无需每次都从头创建画布，非常方便。